ארכיון מסמכים מספק דרך טובה לוודא שלא נאבד מידע ומסמכים חשובים. זה גם מוודא שנוכל להוסיף הקשר היסטורי לנתונים ולאחסן אותם בצורה כזו שהם בטוחים מפני אסונות טבע או אסונות אחרים.
ארכיון מסמכים הוא דבר שבוצע על ידי בני אדם במשך מאות שנים. המטרה של תהליך זה הייתה תמיד לוודא שהכל מאוחסן בצורה ברורה ומאורגנת כך שיהיה קל לאחזר במועד מאוחר יותר.
ארכיון מסמכים הוא תהליך אחסונם במקום בטוח על מנת לשמור אותם לשימוש עתידי.
ההיבט החשוב ביותר בארכיון מסמכים, מלבד ההגנה על המסמך, הוא מיקומו. אם לא תיזהר מהיכן תבחר לאחסן את המסמך שלך, הוא עלול ללכת לאיבוד לנצח.
הסוגים השונים של מסמכי ארכיון כוללים ארכיונים דיגיטליים וארכיוני נייר. ארכיונים דיגיטליים מאוחסנים בשרתים או במחשבים ניידים בעוד שארכיוני נייר נשמרים בצורה פיזית או עותקים סרוקים.
זו יכולה להיות משימה קשה להחליט אילו מסמכים יש לאחסן בארכיון וכיצד כדאי לאחסן אותם.
סעיף זה יכסה את החשיבות של אחסון רשומות בארכיון, סוגי הארכיונים השונים הזמינים וכמה שיקולים בעת אחסון הרשומות שלך.
שיקול חשוב אחד הוא האם הרשומות שלך רלוונטיות למסגרת זמן מסוימת או לא. אם יש לך רשומות מלפני 1990, ייתכן שלא הגיוני לאחסן אותן בארכיון מכיוון שאולי אין עליהן מידע תאריך רלוונטי. אולי תרצה לשמור אותם כל עוד אתה יכול או למצוא פתרון טוב לאחסון אלה.
לעתים קרובות אנשים מתקשים לאחסן מסמכים בגלל שהם עסוקים מדי, או בגלל שהמסמך לא מספיק חשוב. היתרונות של ארכיון מסמכים הם שאתה יכול בקלות לאחזר אותם כאשר אתה צריך אותם, אתה יכול למחזר את הנייר, וזה יקטין את השימוש בנייר.
הוראות שלב אחר שלב לאחסון מסמכים:
1. פתח כרטיסייה חדשה בדפדפן שלך וחפש "כרטיסיית ארכיון"
2. לחץ על אחד הקישורים ופעל לפי ההוראות שעל המסך.
תהליך שימור הרשומות הדיגיטליות על ידי אחסונם על מדיית אחסון, כגון דיסק או קלטת, שאליו ניתן לגשת בשלב כלשהו בעתיד.
ישנם שני סוגים של אחסון בארכיון:
1) ארכיון לא מקוון – זהו תהליך פעיל ודורש ניטור ותחזוקה מתמידים כדי להבטיח שהנתונים נשמרים ללא כל הפרעה.
2) ארכיון מקוון – זהו תהליך פסיבי ואינו מצריך ניטור מתמיד. סוג זה של ארכיון מסתמך על טכנולוגיה כדי לשמור על שלמות הנתונים.
כיצד מאוחסנים מסמכים?
מסמכים נשמרים בארכיון על ידי סריקתם למערכת ארכיון דיגיטלי. מערכת הארכיון מאפשרת למשתמש לחפש בקלות רשומות ספציפיות ולצפות בגרסאות קודמות של המסמך. תוכנית SCAN SCAN היא דוגמה למערכת ארכיון דיגיטלית המאפשרת למשתמשים לסרוק, לאחסן ולאחזר מסמכים. זה מגיע גם עם תכונות מתקדמות כמו ניהול מטא נתונים, הגנה על מסמכים וחיפוש מילות מפתח.
למה אנחנו מאחסנים מסמכים?
כשאתה מאחסן את המסמכים שלך, זה מאפשר לך לחזור לעבודה הישנה שלך למקרה שתרצה להתייחס אליה או להיזכר במשהו שקרה בעבר. זה גם מאפשר לך לארגן את העבודה שלך כך שכשתצטרך למצוא משהו שוב בעתיד, זה יהיה הרבה יותר קל מכיוון שהכל יהיה ביחד במקום אחד ולא בכל מקום
